Privacy & Cookie Verklaring

We vinden privacy belangrijk, daarom gaan we altijd zorgvuldig met uw gegevens om. U kunt erop vertrouwen dat uw privacy bij ons in goede handen is. In de uitgebreide privacy verklaring hieronder leggen we uit welke gegevens we verzamelen, hoe wij die gegevens krijgen en waar we ze voor gebruiken.

Dit privacy beleid sluit aan op de Wet AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Deze wet zorgt ervoor dat u zeggenschap heeft over uw gegevens en hoe deze door ons worden gebruikt en verwerkt.

Ons privacy beleid kan van tijd tot tijd wijzigen op basis van nieuwe ontwikkelingen. We raden u aan om het privacy beleid regelmatig te raadplegen zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent.

Mocht u na het lezen van deze privacy verklaring nog vragen hebben, neem dan contact met ons op via via  ons contactformulier of door ons (tijdens kantoortijden) te bellen op nummer 085 487 4660

  1. Verwerkingsverantwoordelijke

Fit Our Future BV, gevestigd aan de Bennekomseweg 41-43, 6717 LL Ede is voor de gegevensverwerkingen de verwerkingsverantwoordelijke. Via de diensten en/of producten van deze ondernemingen (hierna: “Wij ” of “Ons”) worden privacygevoelige gegevens (hierna: “Gegevens”) verwerkt. Onder de verwerking verstaan we al het gebruik van uw gegevens zoals het opslaan, aanpassen, doorsturen of (gedeeltelijk) verwijderen van deze gegevens.

  1. Wanneer leggen wij uw gegevens vast?

Als u telefonisch, via onze website of andere communicatiekanalen contact hebt met ons. Dit kan zijn voor een aanvraag, vragen over en/of het afsluiten van een overeenkomst voor een product en/of dienst.

  1. Welke soorten gegevens leggen wij vast?

Wij kunnen de volgende gegevens gebruiken voor de doelen die we in deze privacyverklaring noemen:

  • Uw organisatienaam
  • Uw persoonsnaam
  • Uw zakelijk adres, postcode en woonplaats
  • Uw functie en geslacht
  • Uw zakelijke contactgegevens zoals een (mobiel) telefoonnummer en e-mailadres
  • Uw zakelijke locatie- en gebouw-kenmerken en daar opgestelde installaties
  • Uw zakelijke energieverbruiksgegevens, meetgegevens, (technische) gegevens van uw zakelijke aansluiting(en) en andere gegevens van uw energieleverancier en/of netbeheerder
  • Eventueel gegevens van instanties voor krediettoetsing van uw organisatie
  • Uw zakelijk betalingsgegevens zoals factuuradres en bankrekeningnummer(s)
  • Gedetailleerde (technische) gegevens over het gebruik van onze websites of apps. Bijvoorbeeld het apparaat-type, browsertype, datum en tijd van de interactie, IP-adres, cookie ID, pagina’s die bezocht worden
  • Zoekwoorden die op onze website(s) of app(s) zijn gebruikt
  • Overige gegevens, waaronder gegevens die u met ons heeft gedeeld. Bijvoorbeeld door het invullen van formulieren of tools op onze website(s) of app(s)

Vaak gebruiken we maar een aantal van bovengenoemde gegevens. Welke dat zijn, hangt af van het doel waarvoor we de gegevens verwerken.

  1. Hoe komen wij aan uw gegevens?

We vragen u gegevens op het moment dat u een contract met ons wilt aangaan. Soms bepaalt u zelf of u gegevens aan ons wilt doorgeven of niet. Bijvoorbeeld de gegevens die u zelf kunt invullen op een van onze website of apps. Voor sommige (aanvullende) producten/diensten is het verplicht bepaalde gegevens door te geven voordat u gebruik kunt maken van deze diensten. Zo wordt uw naam, adres en woonplaats gebruikt als u klant wilt worden.

Bij het invullen van gegevens geven we waar mogelijk aan welke gegevens noodzakelijk zijn en welke u niet per se hoeft te delen met ons. Daarnaast zijn er ook gegevens die we automatisch ontvangen, zoals uw surfgedrag. Deze gegevens ontvangen we via cookies en soortgelijke technieken.

  1. Voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens?

De verwerking van uw gegevens gebeurt in overeenstemming met de betreffende wet- en regelgeving. We kunnen, met uw toestemming (voor zover dat vereist is) gegevens verzamelen voor de volgende doeleinden:

  • Het accepteren en uitbrengen van een aanbod aan een bestaande of potentiële klant door ons
  • Uitvoering van de met u gesloten overeenkomst. Zo is de verwerking van gegevens nodig voor de facturatie, inning en onderlinge communicatie
  • In het kader van de uitvoering van met u gesloten overeenkomst(en) kunnen wij uw gegevens delen met andere partijen zoals vermeld in deze overeenkomst(en)
  • Om een profiel aan te maken, zodat we u beter van dienst kunnen zijn en producten en diensten kunnen ontwikkelen die afgestemd zijn op uw interesses en voorkeuren.
  • Voor de uitvoering van crediteuren- en debiteurencontrole, zoals een creditcheck en accountantscontrole
  • Het berekenen en innen van verschuldigde bedragen op basis van verbruik en bedragen die via de energierekening voor derden worden geïnd
  • Om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving
  • Om u te informeren over (nieuwe) producten en diensten door ons. Rechtstreeks, maar ook bijvoorbeeld door campagnes via: social media zoals Facebook, videokanalen zoals YouTube en/of zoekmachines zoals Google. Hierbij houden we rekening met uw voorkeuren op basis van aangeschafte of afgenomen producten of diensten. En het gebruik van apps, mobiele websites of slimme meter en voorkeuren voor communicatiekanaal waarvoor u toestemming heeft gegeven. U kunt zich hiervoor afmelden via ons contactformulier of door ons (tijdens kantoortijden) te bellen op nummer 085 487 4660
  • Als u contact met ons heeft om uw verzoek of vraag te behandelen. Dit kan telefonisch zijn (waarbij gesprekken gemonitord kunnen worden voor trainings- en kwaliteitsdoeleinden), per e-mail, via een contactformulier, via een link die is opgenomen in een door ons toegezonden e-mail of via een andere aan jouw aangeboden elektronische boodschap, via chatfunctie, webcare, enquêtes, prijsvragen of (panel)onderzoeken, (mobiele) websites inclusief apps, als u inlogt op uw account of u zich aanmeldt voor nieuwsbrieven of via social media
  • De behandeling van klachten, vragen, geschillen en deelname aan social media
  • Om onze website(s), app(s) en bijbehorende technologieën te analyseren, te onderhouden, te beveiligen en te optimaliseren
  • Voor het samenstellen van statistieken om onze website(s), app(s) en de effectiviteit van advertenties te optimaliseren

We gebruiken uw gegevens niet voor andere doeleinden dan die hierboven staan beschreven. Mochten er andere doeleinden zijn voor het gebruik van uw gegevens, zullen we uw eerst om toestemming vragen.

  1. Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van uw gegevens?

We verwerken gegevens omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. Bijvoorbeeld omdat de verwerking noodzakelijk is om onze producten en diensten te kunnen leveren. Daarnaast kunnen we gegevens verwerken, omdat dit op grond van een wettelijke plicht noodzakelijk is. Het kan ook zo zijn dat we gegevens verwerken, omdat we hier zelf een gerechtvaardigd belang bij hebben. Zoals bij marketing het geval is. Ook kunnen gegevens worden verwerkt op basis van jouw toestemming. Zo vragen wij uw toestemming voordat we cookies plaatsen of bij het uitlezen van de slimme meter.

  1. Hoe gebruiken wij uw e-mailadres

Uw e-mailadres kunnen we gebruiken:

  • voor nieuws, ontwikkelingen en aanbiedingen van (nieuwe) producten en diensten (productmail)
  • voor het ontvangen van interessante aanbiedingen en acties van Fit Our Future.nl en/of (service)partners van Fit Our Future.nl (actiemail)

U kunt zich voor al deze e-mails afmelden door gebruik te maken van de afmeldlink in het toegezonden e-mailbericht. Uw e-mailadres kan ook gebruikt worden om u te informeren over onze producten en/of diensten via campagnes op social media, zoals LinkedIn, videokanalen zoals YouTube en/of zoekmachines zoals Google. U kunt zich hiervoor afmelden via  ons contactformulier of door ons (tijdens kantoortijden) te bellen op nummer 085 487 4660.

  1. Hoe gebruiken wij social media?

Wij gaan graag, via het web en (eigen) social media kanalen in dialoog met klanten, gebruikers van onze diensten en van onze apps, bezoekers van de website over onze organisatie, producten en/of diensten. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media gesteld worden, te beantwoorden. Wij volgen actief het internet en social media kanalen, zoals Facebook, Twitter en blogs.

Wij behouden ons uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren kan dan ook geen enkel recht worden ontleend.

Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan feeds en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, wij (persoons-)gegevens vastleggen. Deze verwerken we uiteraard in overeenstemming met deze privacyverklaring. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de content die andere gebruikers van social media kanalen plaatsen of hoe zij omgaan met gegevens. Als u vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op via ons contactformulier of bel ons (tijdens kantoortijden) op nummer 085 487 4660.

  1. Met wie delen wij uw gegevens?

Voor de verwerking van uw gegevens maken we gebruik van derde partijen die uw gegevens krijgen. Wij verplichten deze derde partijen als verwerker onder meer volgens onze instructies en (beveiliging)standaarden met uw gegevens om te gaan. Deze afspraken leggen we met elke verwerker vast in een zogenaamde verwerkersovereenkomst.

Sommige van deze verwerkers bevinden zich buiten de EU. Als dit het geval is, zorgen wij ervoor dat we met deze partijen aanvullende afspraken hebben gemaakt, zodat een passend beschermingsniveau is gewaarborgd.

  1. Hoe gebruiken wij cookies

Wij maken bij het aanbieden van onze diensten op websites en apps gebruik van cookies (en andere vergelijkbare technieken zoals javascript, hierna: “cookies”). Een cookie is een klein eenvoudig bestandje met gegevens dat of in de randapparatuur wordt opgeslagen (zoals pc, smartphone tablet) of in de sessie van uw browser staat. Als u onze website bezoekt, slaan we op uw computer informatie op in de vorm van een “cookie”. Zo herkennen we u automatisch bij uw volgende bezoek. Cookies zijn ongevaarlijk. Cookies kunnen geen virussen overbrengen. Elk cookie is uniek en kan alleen worden gelezen door de server die het aan uw systeem heeft gegeven. Een belangrijk doel van cookies is dat ze gebruikt worden voor uw gemak.

Voordat we niet-noodzakelijke cookies plaatsen, informeren we u hierover en vragen we om uw toestemming. Pas nadat uw toestemming hebt gegeven, worden deze cookies geplaatst en uitgelezen. Omdat het plaatsen en uitlezen van cookies gezien wordt als een verwerking van gegevens, zijn de overige bepalingen uit deze privacy- en cookieverklaring hier ook op van toepassing.

U bepaalt zelf welke cookies op uw apparaat worden opgeslagen en u kunt ook cookies verwijderen die al zijn opgeslagen. De toestemming voor het plaatsen van cookies wordt ook opgeslagen in een cookie. Verwijdert u cookies uit uw browser dan kan uw keuze niet worden herkend en informeren we u opnieuw over het gebruik van cookies en vragen we om toestemming.

  1. Profilering

Wij kunnen gebruik maken van profilering. Profilering betekent het verzamelen, analyseren en combineren van gegevens met als doel u in te delen in bepaalde (interesse)categorieën.

Na het verkrijgen van de gegevens worden daarop analyses uitgevoerd met als resultaat dat we automatisch bepaalde (interesse-)categorieën aan uw profiel toevoegen. Zo zorgt profilering ervoor dat zowel de content van onze website, e-mails en advertenties beter bij uw interesses aansluiten.

Profilering kan impact hebben op uw privacy. Bijvoorbeeld als we op basis van onjuiste of verouderde gegevens verkeerde (interesse-)categorieën aan u hebben gekoppeld. U kunt zich hiervoor afmelden via ons contactformulier of door ons (tijdens kantoortijden) te bellen op nummer 085 487 4660. We sluiten u dan in het vervolg uit van profilering.

  1. Hoe lang bewaren wij uw gegevens

Wij gebruiken uw gegevens zolang dat nodig is voor de doelen die we in deze verklaring noemen of om te voldoen aan wettelijke (bewaar)verplichtingen.

  1. Beveiliging

We doen ons uiterste best om de gegevens zo goed mogelijk te beveiligen. We treffen passende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die proberen te voorkomen dat iemand ongeoorloofde toegang tot uw gegevens krijgt of deze kan aanpassen, openbaar kan maken of ervoor zorgen dat de gegevens verloren gaan. Als we zogenaamde verwerkers inschakelen, verplichten we ze onder meer om volgens onze instructies en onze (beveiligings)standaarden met uw gegevens om te gaan.

  1. Meldplicht datalekken

Sinds 1 januari 2016 geldt een meldplicht voor datalekken. Onder een datalek wordt kort gezegd een inbreuk op de beveiliging van gegevens verstaan. Aangezien wij uw gegevens verwerken, hebben wij een protocol opgesteld hoe wij omgaan met mogelijke datalekken. We maken zorgvuldig de afweging of een datalek gemeld dient te worden aan de Autoriteit Gegevens en/of aan betrokkenen (degenen op wie een persoonsgegeven betrekking heeft).

  1. Uw rechten

U heeft het recht ons te verzoeken om uw gegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen of te laten weten dat u gebruik wilt maken van uw recht op beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van uw gegevens. Ook kunt u verzet aan tekenen tegen de verwerking van uw gegevens. Als u ons toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw gegevens, kunt u deze toestemming op eenvoudige wijze intrekken.

Voor het uitoefenen van de hierboven vermelde rechten kunt u ons uw verzoek sturen via  ons contactformulier of door ons (tijdens kantoortijden) te bellen op nummer 085 487 4660. Wij zullen uw verzoek binnen vijf werkdagen verwerken.

Bij vragen of klachten heeft u het recht om contact op te nemen met de bevoegde toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens.

We zorgen ervoor dat uw deze rechten zoveel mogelijk in eigen hand hebt. Zo kunt u op uw profielpagina op onze website uw gegevens inzien, corrigeren of verwijderen. En we geven u in onze e-mails de mogelijkheid aan te geven (‘verzet aan te tekenen’) dat u geen berichten meer wilt ontvangen.

  1. Gegevensoverdracht naar partijen buiten de EU/EER

Wij laten enkele diensten en prestaties uitvoeren door zorgvuldig gekozen en afgevaardigde dienstverleners die een zetel buiten de EU hebben (bv. IT-dienstverleners). In dat geval vindt een overdracht naar een derde land plaats. Hiervoor worden de wettelijke vereisten met betrekking tot gegevensbeschermingsregelingen als basis gebruikt om een passend gegevensbeschermingsniveau contractueel vast te leggen met de aanbieder. Hieronder vallen onder meer standaardcontracten van de EU.

  1. Gedragscode slimme meter voor kleinverbruikers

Om onze diensten voor kleinverbruikers goed uit te voeren, gebruiken we meetgegevens uit kleinverbruik meetinrichtingen die op afstand uitleesbaar zijn (slimme meters). Leveranciers en de onder hun verantwoordelijkheid handelende meetbedrijven hebben in de Nederlandse energiebranche een gedragscode opgesteld over het gebruik, vastleggen, uitwisselen en bewaren van gegevens uit slimme meters. Fit Our Future handelt in overeenstemming met deze gedragscode.

  1. Links naar andere websites

Op onze website(s) treft u een aantal links aan naar andere websites. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de wijze waarop deze sites met persoonlijke informatie omgaan. Lees hiervoor de Privacyverklaring van de site die u bezoekt.

  1. Wijzigingen in deze Privacy verklaring

Wij kunnen deze Privacy- en cookie verklaring eenzijdig wijzigen. We raden u dan ook aan om deze verklaring regelmatig te bekijken. Zo blijft u van eventuele wijzigingen op de hoogte.

Deze privacy- en cookieverklaring is laatstelijk gewijzigd op 25 mei 2018 en in overeenstemming gebracht met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die op 25 mei 2018 in werking treedt.

  1. Vragen

Heeft u na het lezen van deze privacy- en cookie verklaring nog vragen over de bescherming van uw gegevens? Neem dan contact op met onze functionaris voor de gegevensbescherming via  ons contactformulier of bel ons (tijdens kantoortijden) op nummer 085 487 4660.